Virtual Leadership – Führung im New Normal


3 von 4 virtuellen Teams sind zum Scheitern verurteilt.

Auch wenn diese vernichtende Prognose einer etwas älteren Studie entstammt und Remote-Arbeit längst fester Bestandteil der Arbeitswelt ist, so hat der Satz dennoch einen wahren Kern. Virtuelle Teams stehen vor größeren Herausforderungen als Präsenzteams, die sich in Büro und Kaffeeküche austauschen können.

Dafür sind gleich zwei entscheidende Faktoren verantwortlich. Zum einen der Umstand, dass Remote-Work andere Abläufe, Koordination und Kommunikation erfordert.

Zum anderen mangelt es virtuellen Teams häufig an richtiger Führung. Obwohl (auch dank der Corona-Pandemie) das Arbeiten von flexiblen Standorten für viele deutsche Unternehmen mittlerweile zum Alltag gehört, ist Virtual Leadership häufig noch ein Fremdwort.

Zeit, dass wir das ändern.


Was ist Virtual Leadership?

Virtual Leadership ist das Management ortsunabhängiger Teams. Damit sind jene Mitarbeiter gemeint, die remote, also mit flexiblem Standort, oder aus dem Homeoffice arbeiten. Ähnlich wie bei der Arbeit vor Ort geht es bei Virtual Leadership darum, die eigenen Mitarbeiter zu inspirieren, zu motivieren und zu leiten.

Ein Virtual Leader muss demnach sicherstellen, dass sein Remote Team trotz geografischer, struktureller, persönlicher und zeitlicher Unterschiede als Einheit funktioniert. Klassische Faktoren des Mitarbeitermanagements kommen dabei zum Tragen, allerdings häufig in stärkerer oder erweiterter Form.

Virtual Leadership ist gewissermaßen die Übertragung der Führungsrolle in die Welt des digitalen und dezentralen Arbeitens. Wir sprechen dabei nicht von einer Trenderscheinung, so wie es bei diversen Management-Methoden gern einmal der Fall ist. Das Konzept von Virtual Leadership ist viel komplexer. Es ist das Ergebnis des Paradigmenwechsels, der in der Arbeitswelt stattgefunden hat.


Welche Bedeutung hat Virtual Leadership?

Die digitale Transformation hat die Arbeitsumgebung in Unternehmen von Grund auf verändert. Vor 50, 30 und auch noch vor 10 Jahren waren feste Hierarchien, vordefinierte Aufgaben und starre Arbeitszeiten gelebte Praxis. Heute sind die Gegebenheiten anders.

Einerseits erfordern immer dynamischere Märkte schnelles und agiles Handeln. Andererseits haben auch die Mitarbeiter selbst neue Bedürfnisse. Flexibilität, Sinnstiftung und Freiheit spielen eine viel größere Rolle als in vergangenen Jahrzehnten. Statt Stechuhr und verstaubten Strukturen steht nun New Work auf dem Plan.

Daraus ergibt sich ein Mitarbeiterbild der Zukunft, bei dem vor allem die folgenden Aspekte des digitalen Arbeitens von Bedeutung sind:

  • Individualität und Eigenständigkeit;
  • Zeitunabhängigkeit;
  • Dezentrales Arbeiten und Ortsunabhängigkeit;
  • Ständiger Zugriff auf Informationen;
  • Aktive Zusammenarbeit durch Collaboration-Tools;
  • Nutzung adaptiver Netzwerke;
  • Work-Life-Balance.

Zeiten verändern sich, der Markt verändert sich, Menschen und ihre Bedürfnisse verändern sich...ahnen Sie bereits den nächsten Schritt?

Genau, Unternehmen müssen sich ebenfalls verändern, wenn sie sich langfristig am Markt positionieren und ihre Mitarbeiter zufrieden stellen wollen. Sie müssen Rahmenbedingungen schaffen, die den aktuellen Entwicklungen gerecht werden. Besonders deutlich wurde diese Notwendigkeit während der Corona-Pandemie, in der viele Betriebe weltweit notgedrungen einzig auf digitale Zusammenarbeit setzen mussten.

Virtual Leadership ist ein Paradebeispiel dafür, wie sich Unternehmen auf den radikalen Wandel der Arbeitswelt einstellen können. Es geht nicht darum, Mitarbeiterführung per se völlig neu zu erfinden. Stattdessen ist das Konzept vielmehr eine notwendige Erweiterung des bisherigen Verständnisses. In anderen Worten: Virtual Leadership ist quasi das neue, digitale Pendant zur klassischen Führungsrolle.

So weit, so gut. Aber warum ist diese Weiterentwicklung überhaupt erforderlich?


Ist Mitarbeiterführung auf Distanz wirklich anders?

Um den Unterschied zwischen traditioneller Mitarbeiterführung und Virtual Leadership zu verdeutlichen, hilft an dieser Stelle ein Blick auf das Aufgabenfeld einer klassischen Führungskraft.

Ein Team-Leiter sollte…

  • ...seine Mitarbeiter führen und sicherstellen, dass gesteckte Ziele erreicht werden;
  • ...den Überblick über Projekte sowie deren Ablauf haben;
  • ...die Interessen des Unternehmens sowie seiner Mitarbeiter berücksichtigen;
  • ...Ergebnisse und Leistungen kontrollieren sowie gegebenenfalls motivieren;
  • ...mit Menschen umgehen und kommunizieren können;
  • ...im besten Fall als gutes Beispiel vorangehen, inspirieren und persönliches Wachstum der Mitarbeiter fördern.

Das allein ist bereits ein hohes Pensum an Verantwortung und Leistung, die eine Führungsperson übernimmt. Und bei diesem Szenario gehen wir von zentralem Arbeiten aus. Das heißt, der Team-Leiter und seine Mitarbeiter befinden sich bestenfalls alle am gleichen Ort und können sich persönlich austauschen.

Damit sind wir auch schon beim entscheidenden Punkt, der Virtual Leadership notwendig macht: Remote-Teams funktionieren anders als Präsenzteams.

Ortsunabhängiges Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeiter wie Führungskräfte auf Distanz zusammenarbeiten. Die Kommunikation verläuft hierbei meist asynchron, Abläufe sind dezentral und nahezu alles erfolgt digital.

Für den Team-Leiter heißt das im Umkehrschluss, dass zu den klassischen Führungsaufgaben weitere Anforderungen hinzukommen:

  • Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die technische Ausstattung, die Kollaborationstools und das Know-how verfügen, um ihre Arbeit erledigen zu können;
  • Entwicklung geeigneter Workflows, die die virtuelle Zusammenarbeit aller ermöglichen und die gewünschten Ergebnisse liefern;
  • Erstellung und Umsetzung eines Systems, in dem die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten transparent und von allen akzeptiert sind;
  • Aufbau von Vertrauen, Teamgeist und Motivation ohne direkten persönlichen Kontakt.

Damit das nicht nur gelingt, sondern auch Erfolge bringt, braucht es bei der Führung virtueller Teams andere Strategien als bei klassischen Präsenzteams.


Herausforderungen für Remote-Teams und wie Virtual Leadership dem entgegen wirkt

Virtuelles Arbeiten hat für Unternehmen wie Mitarbeiter viele Vorteile. Es erfüllt den Wunsch nach mehr Flexibilität und Unabhängigkeit, was laut diversen Studien auch zu einer höheren Zufriedenheit des Personals beiträgt. Durch die Abdeckung verschiedener Zeitzonen können zudem Kosten gespart und die Produktivität gesteigert werden.

Doch obwohl dezentrales Arbeiten auf vielen Ebenen Verbesserungspotential bietet, so bringt es auch neue Herausforderungen mit sich:

Sorge vor Unklarheiten oder gar Kontrollverlust

Gemäß „Aus den Augen aus dem Sinn” fürchten viele Arbeitgeber, dass ihre Mitarbeiter bei Remote-Work weniger effizient arbeiten. Ablenkungen können nicht direkt über Sichtkontakt festgestellt werden. Missverständnisse oder Unklarheiten zu Abläufen und Prioritäten werden nicht immer sofort bemerkt.

Fehlende zwischenmenschliche Nähe

Bei virtueller Arbeit ist die Selbstorganisation der Mitarbeiter Grundvoraussetzung. Gleichzeitig entfallen Gelegenheiten der persönlichen Interaktion, so wie sie bei Präsenzteams möglich sind. Das bringt gleich zwei Gefahren mit sich. Zum einen können sich Team-Mitglieder isoliert und nicht gut integriert fühlen. Und zum anderen ist es für Teamleiter schwerer, die Gefühle und Stimmungen der eigenen Mitarbeiter zu erkennen.

Erschwerte Konfliktlösung

Die nonverbale Kommunikation ist bei Remote-Teams in der Regel stark eingeschränkt. Zumindest, wenn man von Videotelefonaten und Treffen absieht. Das erschwert Führungskräften, sich anbahnende Konflikte frühzeitig zu bemerken. Hinzu kommt, dass die Lösung selbiger über digitale Medien eine andere Vorgehensweise erfordert, als es im direkten persönlichen Gespräch der Fall wäre.

Motivationsmangel

Auch ein virtuelles Team braucht eine Vision, eine Mission und Motivation. Und diese erreicht man wiederum nicht, ohne gemeinsame Werte wie Vertrauen und Zusammengehörigkeit zu teilen. Der Knackpunkt liegt hier ebenfalls bei der Natur des dezentralen Arbeitens. Wie baut man Beziehungen und Teamgeist auf, wenn man sich nicht sieht und größtenteils digital kommuniziert?


Was kann Virtual Leadership bewirken?

So wie es bei dem klassischen Management nicht DIE eine Lösung gibt, so existiert beim Virtual Leadership auch nicht DIE eine Form. Je nach Unternehmen, Team-Situation und Kompetenzen der Führungskraft kann die praktische Umsetzung verschiedene Methoden und Instrumente beinhalten.

Das ist an dieser Stelle aber auch nicht so wichtig. Denn bei virtueller Führung geht es weniger um den eigentlichen Führungsstil an sich, als vielmehr darum, das Agieren an die neuen Rahmenbedingungen des digitalen Arbeitens anzupassen.

Dabei sollte vor allem eine Grundlage im Fokus stehen: Vertrauen. Auf beiden Seiten.

Eine Führungskraft eines Remote-Teams erlangt das Vertrauen ihrer Mitarbeiter, indem sie Konzepte anwendet, die im Team zu mehr Leistungsbereitschaft, Verantwortung, Disziplin und Loyalität führen. Hierzu zählen beispielsweise die transformationale sowie partizipative und zielorientierte Führung.

Vice Versa darf der Virtual Leader auch Vertrauen zum Team aufbauen, was unter anderem durch regelmäßige Information, gemeinsame Teamwerte und informelle Kommunikation gelingt.

Zusätzlich kann den eben genannten Herausforderungen durch verschiedene Maßnahmen entgegengewirkt werden. Fehlende Nähe lässt sich beispielsweise mit Hilfe von digitalen Tools und kreativen Ideen ausgleichen. Von Treffen wie Online-After-Work bis hin zu unterhaltsamen Spielen, sind den Möglichkeiten kaum Grenzen gesetzt. Ebenso kann die Führungskraft durch den gezielten Einsatz von Coaching-Elementen der Entstehung von Konflikten vorbeugen und die persönliche Weiterentwicklung einzelner Mitarbeiter fördern.

Wie gelingt der Einstieg in Virtual Leadership?

Im Grunde genommen bedeutet Virtual Leadership, die Stärken der eigenen Teammitglieder kontrolliert zusammenzuführen sowie in Höhen und Tiefen der Kollaboration als Moderator, Ansprechpartner und Entscheider zu agieren.

Das Tolle daran ist, dass Führungskräfte dabei zumeist nicht von Null auf starten müssen. Häufig haben alle Beteiligten bereits in Präsenz-Positionen Erfahrungen gesammelt und kennen viele der geforderten Verhaltens- und Arbeitsweisen. Nun gilt es, dieses Wissen in den digitalen Kontext zu übertragen und nach individuellen Bedürfnissen zu optimieren.

Schritt 1: Aktionsplan definieren

Damit ein virtuelles Team erfolgreich sein kann, braucht es festgelegte Ziele, Strukturen, Verantwortlichkeiten und Abläufe. Die Umsetzung dieser Mammutaufgabe ist um ein Vielfaches leichter, wenn Sie einen konkreten Aktionsplan erarbeiten.

Schritt 2: Das Team involvieren

Für die Erstellung des Aktionsplans gibt es viele mögliche Wege. Das kann zunächst allein durch die Führungskraft erfolgen, in kleiner Runde oder direkt mit dem kompletten Team. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Mitarbeiter so früh wie möglich in den Prozess eingebunden werden.

Schritt 3: Virtual Buddy zuteilen

Ob neue oder bestehende Mitarbeiter, jedem Teammitglied wird ein Virtual Buddy, also eine Art digitaler Partner, zugeteilt. Diese beiden sollten sich täglich austauschen und stehen sich gegenseitig als Vertrauens- und Kontaktperson zur Verfügung. Mit der Zeit finden diese Interaktionen dann automatisch statt.

Schritt 4: Regeln aufstellen

Legen Sie Regeln bzw. Normen für das Zusammenarbeiten im Team fest. Diese sollten die beiderseitigen Wünsche und Erwartungen der Mitarbeiter und der Führungskraft beinhalten. Das schafft Sicherheit für alle Beteiligten und öffnet gleichzeitig Türen für Dialog, beispielsweise in Feedbackgesprächen.

Schritt 5: Regelmäßige Retrospektiven

Alles ist im Wandel. Rahmenbedingungen verändern sich, neue Projekte beginnen, Teamkonstellationen wechseln, Personen entwickeln sich weiter. Entsprechend sollte eine regelmäßige Retrospektive fester Bestandteil der Virtual Leadership sein, um mit diesen Erkenntnissen bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Sie möchten mehr darüber wissen, wie Virtual Leadership funktioniert und wie Sie Ihre Präsenzteams in erfolgreiche virtuelle Teams transformieren können? Dann kontaktieren Sie uns gern.


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