ÖFFENTLICHER SEKTOR.

Der öffentliche Sektor ist im Umbruch und steht in den kommenden Jahren vor wegweisenden Herausforderungen. Das Onlinezugangsgesetz veranlasst ein Umdenken und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Die voranschreitende Digitalisierung in Verwaltungen, Universitäten und Schulen, erfordert eine nachhaltige Veränderung der Organisation und deren Prozesse. Dabei bekommen Daten eine immer größere Bedeutung – nicht nur im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sondern auch rund um das Thema IT-Sicherheit.

Der demografische Wandel verstärkt dazu die Herausforderung, mit den vorhandenen Personalressourcen, den steigenden Anforderungen an die Verwaltung gerecht zu werden. Mit einer frühzeitigen Personalbedarfsermittlung können proaktiv Neubesetzungen initiiert und mit einem integrativen Wissensmanagement, Wissen von ausscheidenden Bediensteten aufgefangen und zwischen den Generationen vermittelt werden.

Weitere Herausforderungen, die der öffentliche Sektor zu meistern hat, sind der Klimaschutz, die Verkehrswende sowie die Stadtentwicklung, die sich neben der Digitalisierung unter eine zukunftsorientierte Smart City bzw. Smart Region zusammenfassen lassen.

Lassen Sie uns gemeinsam an Ihrer Transformation arbeiten, um optimale Lösungen für Ihre aktuellen Herausforderungen zu finden!

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ANSPRECHPARTNER.

APO
Alexander Potthoff


ANSPRECHPARTNER.

ALEXANDER POTTHOFF

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REFERENZPROJEKTE.

  • Digitalisierung von Verwaltungs-leistungen
  • Etablierung von Multiprojekt-management
  • Vereinheitlichung des Informations-management
  • Prozessanalyse eines Fachbereichs
  • Entwicklung von Online-Verfahren

KUNDENSITUATION

  • Übernahme der operativen Umsetzung von Verwaltungsleistungen
  • Fehlende Methodenexperten

MEHRWERT

  • Entlastung der internen Projektmitarbeiter
  • Umsetzung von Pilotprojekten
  • Etablierung von Standards und Vorlagen

EINGESETZTE SKILLS

Prozessanalyse
Anforderungsmanagement
Datenmodellierung
Konzeptionierung

Branche: Öffentliche Verwaltung
Beratungsschwerpunkte: Business Analyse, Prozes- und Datenmodellierung
Projektziel: Onlinezugangsgesetz auf Landesebene erfüllen
Dauer: 12 Monate

DAS grandega VORGEHEN

Mit Beginn des Arbeitseinsatzes startete die operative Umsetzung mehrerer Leistungen. Zunächst ging es deshalb um Standardisierung der Vorgehensweise, das Aufsetzen von Kommunikationswegen und einer Wissensdatenbank. Jetzt im laufenden Betrieb können Leistungen eigenständig mit den Fachressorts und Ministerien geklärt und umgesetzt werden.

KUNDENSITUATION

  • > 200 unkoordinierte Projekte in sieben Fachbereichen
  • Keine einheitliche Einsicht in die Projektstatus

MEHRWERT

  • Übersichtsliste zur Transparenz der laufenden Projekte erstellt
  • Projekterfolg durch Statusmeetings sichergestellt
  • Vorlagen zu Projektstatus und Projektauftrag erarbeitet
  • Verwaltungsmitarbeiter geschult

EINGESETZTE SKILLS

Multiprojektmanagement
Anforderungsanalyse
Erwartungsmanagement
(Führungskräfte-) Coaching
Moderation
Kommunikation

Branche: Öffentliche Verwaltung
Beratungsschwerpunkte: Multiprojektmanagement; IntegralPMO; Moderation
Projektziel: Transparenz und Einheitlichkeit der laufenden Projekte erreichen
Dauer: 12 Monate

DAS grandega VORGEHEN

Initial wurden mit den Fachbereichsleitern eine Liste aller Projekte erstellt. Diese Liste wurde schrittweise mit u.a. Ressourcenaufwänden, Status und klarer Verantwortlichkeit aktualisiert. Es wurden Vorlagen zu Projektdokumenten sowie eine monatliche Statusrunde inkl. Moderation eingeführt und alle Mitarbeiter geschult. Abschließend wurde das PMO an eine interne Mitarbeiterin übergeben, wodurch das Projekt erfolgreich in den Regelbetrieb überführt werden konnte. 

KUNDENSITUATION

  • Komplexes Projekt durch zahlreiche Stakeholdern und Beteiligten, da die Einführung auf Bundes- und Landesebene und auf einem sehr hohen Sicherheitslevel erfolgt
  • Fehlende PM-/PMO-Expertise bei den internen Beamten

MEHRWERT

  • Entlastung der Projektleitung und Projektmanager
  • Etablierung und Aufrechterhaltung von PM-Methoden
  • Laufende Umsetzung von PMO-Tätigkeiten

EINGESETZTE SKILLS

PMO
Projektcontrolling
Kommunikation
Projektplanung

Branche: Öffentliche Verwaltung
Beratungsschwerpunkte: PMO, Projektmanagement
Projektziel: Vereinheitlichung des Informationsmanagements bei Bund und Ländern
Dauer: 15 Monate

DAS grandega VORGEHEN

Im Sinne des grandega integralPMO Ansatzes wurde sichergestellt, dass PM-Methoden und Prozesse eingehalten und optimiert wurden. Konflikte und Synergiepotenziale konnten so frühzeitig identifiziert und die Projektleitung sowie Projektmanager konsequent entlastet werden. Der grandega Standard für klassisches Projektmanagement (Prince2) konnte hierbei gewinnbringend eingesetzt werden.

KUNDENSITUATION

  • Überlastung der Mitarbeiter durch Doppelarbeit, Schnittstellenverluste und papierbasiertes Arbeiten

MEHRWERT

  • Übersicht der Prozesse und Schnittstellen des Fachbereichs inklusive von Optimierungs-potentialen
  • Benchmarking von Anbietern kommunaler Software
  • Begleitung der Restrukturierung

EINGESETZTE SKILLS

Prozessanalyse
Anforderungsanalyse
Changemanagement
Stakeholdermanagement

Branche: Öffentliche Verwaltung
Beratungsschwerpunkte: Business Prozesmanagement; Changemanagement
Projektziel: Arbeitsabläufe optimieren und digitalisieren
Dauer: 14 Monate

DAS grandega VORGEHEN

Beginnend mit einer Analyse der Arbeitsprozesse wurden Optimierungspotentiale identifiziert. Unter anderem wurde die Einführung eines Ticketsystems entschieden, damit Aufgabenverteilung und Ressourcenplanung transparent einsehbar werden. In enger Abstimmung aller Beteiligten wurden Anforderungen mit den am Markt vorhandenen Softwareprodukte abgeglichen und die Sondierungsgespräche übernommen.  

KUNDENSITUATION

  • Für alle im länderspezifischen Verwaltungsportal beschriebenen Verwaltungsleistungen sind Online-Verfahren anzubieten.

MEHRWERT

  • Analyse und Aufnahme der Anforderungen vom Kunden
  • Erstellung von Fachkonzepten

EINGESETZTE SKILLS

Prozessmanagement
Anforderungsanalyse
Projektmanagement
Change Request Management

Branche: Öffentliche Verwaltung
Beratungsschwerpunkte: Anforderungsanalyse, Prozessmanagement, Projektmanagement
Projektziel: Digitalisierung von allen Verwaltungsleistungen des Landes bis 2022
Dauer: 18 Monate

DAS grandega VORGEHEN

Aufgrund des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Als Basis der Anträge der Verwaltungsleistungen sowie der Aufnahme der Anforderungen von den jeweiligen Experten wird der Ist-Prozess aufgenommen und ein Soll-Prozess als BPMN beschrieben. Mit Hilfe des Soll-Prozess wird dann ein Click-Prototyp erstellt und mit den Experten abgestimmt. Aufbauend auf den Ergebnissen, wird ein Fachkonzept für den Dienstleister erstellt.   

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