Mit Leichtigkeit erfolgreiche Feedbackgespräche führen (auch virtuell)

Feedbackgespräche sind eines der wirksamsten Tools für die Mitarbeiterführung. Sie bieten Mitarbeitern und Vorgesetzten die Gelegenheit, das bisherige Arbeitsverhältnis zu reflektieren und wichtige Impulse für die gemeinsame Zukunft zu setzen.

Umso erstaunlicher ist es, dass nur wenige Unternehmen das Potential der offenen Aussprache mit ihren Angestellten im Arbeitsalltag voll ausschöpfen.

Mancherorts werden Feedbackgespräche fast schon stiefmütterlich als pure Pflichtveranstaltung in die Agenda gequetscht, sodass es kaum Raum für inhaltliche Tiefe gibt. Woanders gleichen sie einem Kugelhagel an Kritik, mit dem sich keine Partei wirklich wohlfühlt. Vorausgesetzt natürlich, Feedbackgespräche finden in einem Unternehmen überhaupt statt – was keine Selbstverständlichkeit ist.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum keines dieser Negativbeispiele zielführend ist und welchen Mehrwert Feedbackgespräche für Sie haben können. Zusätzlich erfahren Sie, wie Sie den Austausch mit Ihren Mitarbeitern optimal gestalten und so für ein besseres Arbeitsklima sorgen können.

Was ist überhaupt ein Feedbackgespräch?

Der Erfolg eines Feedbackgesprächs steht und fällt bereits mit der richtigen Definition. Es ist kein bloßes Treffen mit einem Mitarbeiter, bei dem Fragen rund um tägliche Aufgaben geklärt werden. Genauso wenig ist es eine zähe Verhandlung, bei der nur eine Seite als vermeintlicher Gewinner den Raum verlässt.

Stattdessen ist ein Feedbackgespräch ein vertraulicher Dialog zwischen einem Angestellten und seinem Vorgesetzten, bei dem…

• Die bisherige Zusammenarbeit resümiert und ausgewertet wird;
• Für beide Parteien die Gelegenheit besteht, offen über mögliche Kritikpunkte, Anregungen, Probleme und Wünsche zu sprechen;
• Neue Zielstellungen definiert werden.

In anderen Worten: ein Feedbackgespräch liefert sowohl Ihnen als Führungskraft, wie auch Ihren Mitarbeitern wertvolle Quality time. 

Ja, Sie lesen durchaus richtig. Quality time. So, wie wir sie mit unseren Lieben aus dem Familien- und Freundeskreis verbringen, so ist sie auch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer essentiell. Schließlich handelt es sich dabei um eine Beziehung, wenn auch eine professionelle.

Entsprechend wichtig sind Feedbackgespräche, wenn es darum geht, sich auf Augenhöhe zu begegnen und Themen anzusprechen, die im Trubel des Alltags oftmals untergehen.

Auch wenn es erstmal absurd klingt. Feedbackgespräche liefern wertvolle Quality time.

 

Was ist der Sinn von Feedbackgesprächen?

Eine skeptische Reaktion darauf könnte lauten: „Aber ich spreche jeden Tag mit meinen Mitarbeitern und meine Tür steht immer offen. Wozu noch mehr zeitlichen Aufwand betreiben?“

Die Antwort auf diesen Einwand ist schlicht wie bedeutsam: Weil Feedbackgespräche Ihrer Mitarbeiterkommunikation einen besonderen Rahmen bieten.

• Lob und Feedback werden nicht zwischen Tür und Angel verteilt, sondern können in einem geschützten Raum besprochen werden.
• Durch den offiziellen Charakter haben Sie wie auch Ihre Angestellten die Chance, sich vorab explizit auf einen Austausch miteinander vorzubereiten.
• Beide Seiten können sich frei von anderen Einflüssen volle Aufmerksamkeit schenken.

Diese Ausgangslage ist nicht nur idealer Nährboden dafür, dass wichtige Thematiken angesprochen werden, die Ihnen als Führungskraft das Mikromanagement erleichtern.

Zudem bedeutet ein solches Gespräch für den Mitarbeiter eine große Wertschätzung. Schließlich nehmen Sie als Vorgesetzter sich Zeit, ausschließlich über seine Belange zu sprechen.

Wenn richtig durchgeführt, können Feedbackgespräche also…

• Die Basis für eine funktionierende und effektive Zusammenarbeit bilden.
• Das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften stärken.
• Beiden Seiten wichtige Rückmeldung und Orientierung zu ihren Leistungen geben.
• Ihren Angestellten helfen, ihre Fähigkeiten und Potentiale besser zu entfalten und sich weiterzuentwickeln.
• Eventuelle Auslöser für Frust, Unzufriedenheit oder Konflikte aufdecken und beseitigen.
• Die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Angestellten erhöhen.

 

4 Tipps, wie Sie erfolgreich Feedbackgespräche führen können.

Die Frage, wann ein Feedbackgespräch erfolgreich ist, gestaltet sich bei jedem Unternehmen ganz individuell. Je nach Ausgangslage können konkrete Zielstellungen damit verbunden werden, wie beispielsweise das Besprechen einer Gehaltserhöhung. Vielleicht geht es Ihnen aber auch nur um einen regelmäßigen persönlichen Kontakt zu Ihren Angestellten.

In jedem Fall erkennen Sie ein gutes Feedbackgespräch daran, dass beide Parteien im Anschluss mit einem positiven Gefühl auseinander gehen. Als Vorgesetzter können Sie dazu einiges beitragen, wenn Sie die folgenden Best Practices beherzigen:

1. Feedbackgespräche als feste Routine im Unternehmen etablieren

Versetzen Sie sich einmal in die Lage Ihrer Angestellten. Stellen Sie sich vor, sie würden bereits seit fünf Jahren im Unternehmen arbeiten und erhalten plötzlich eine Einladung von Ihrem Chef zu einem Feedbackgespräch. Was ginge Ihnen durch den Kopf?

Die Palette möglicher Gedanken reicht von „Oh nein, werde ich etwa gekündigt?“ zu „Ist das ein Witz? Jetzt erst?“.

Sie ahnen sicher bereits, worauf wir hinauswollen. Unregelmäßige oder zu selten durchgeführte Feedbackgespräche bewirken eher das Gegenteil von dem, was sie eigentlich bezwecken sollen.

Damit Ihr Unternehmen und auch Ihre Mitarbeiter von den positiven Effekten profitieren können, sollten Feedbackgespräche von Anfang an und in festgelegten Abständen stattfinden. Einmal im Kalenderjahr ist dabei nur ein Mindestmaß, das Sie gern übertreffen dürfen.

Zusatztipp: Planen Sie für jeden Mitarbeiter ausreichend Zeit ein und schalten Sie mögliche Störquellen wie das Telefon oder den Computer aus.

2. Keine falsche Scheu vor dem Gegenüber mit den Angestellten

Offenes und ehrliches Feedback bringen nicht immer eitel Sonnenschein mit sich.

Eine andere Person auf negative Eindrücke anzusprechen oder gar Kritik zu formulieren ist nicht immer einfach. Schließlich geht damit stets die Sorge einher, etwas Falsches zu sagen, die andere Seite zu verärgern oder gar das Arbeitsverhältnis zu verschlechtern. Die wenig schmeichelhafte Analogie mit dem Topfschlagen im Minenfeld drängt sich nahezu auf.

Vor diesem Hintergrund scheint es wenig verwunderlich, wenn Vorgesetzte versuchen, Feedbackgespräche möglichst zu vermeiden. Oder wenn sie diese nur oberflächlich führen, um ihre Pflicht zu erfüllen und Konflikten auszuweichen. Vermeiden sie diese Fehler, mit denen Sie sich eines der effizientesten Werkzeuge Ihrer Mitarbeiterführung selbst verwehren.

Statt Auseinandersetzungen zu befürchten, sollten Sie sich vielmehr auf die vielen Chancen konzentrieren, die ein solcher Austausch mit Ihren Angestellten mit sich bringen kann. Hinzu kommt, dass sie mit einer bewussten Gesprächsführung und einfühlsamer Kommunikation das Risiko für Konflikte mit Mitarbeitern signifikant senken können.

3. Mit der richtigen Struktur ans Ziel

Es existieren verschiedene Ansätze für die richtige Strukturierung von Feedbackgesprächen. Wir raten Ihnen zu einer Einteilung des Gesprächs in vier Phasen:

• Eine Auswertung vom Ist-Zustand des Arbeitsverhältnisses;
• Gegenseitiges Feedback, bei dem die jeweiligen Stärken und Schwächen besprochen werden;
• Die Erörterung der persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters im Unternehmen sowie das Besprechen möglicher Maßnahmen zur Weiterbildung;
• Das Setzen von Zielen für die nahe oder ferne Zukunft.

Mit einer derartigen Strukturierung stellen Sie sicher, dass Sie die wertvolle Zeit mit ihren Mitarbeitern optimal nutzen und alle relevanten Punkte ansprechen können.

4. Feedback konstruktiv kommunizieren

Wie der Name schon vermuten lässt, nimmt das Feedback beim Feedbackgespräch einen besonderen Stellenwert ein. Es liefert beiden Seiten wichtige Erkenntnisse darüber, wie sie vom jeweils anderen wahrgenommen werden.

Damit diese gegenseitige Beurteilung positiv und nicht verletzend ausfällt, sollten Sie einige Grundregeln beachten:

• Formulieren Sie mögliche Kritik nie angreifend, sondern konstruktiv und wohlmeinend. Ihr Gegenüber sollte dabei das Gefühl erhalten, dass Sie ihn aktiv bei seiner Weiterentwicklung unterstützen möchten.
• Überprüfen Sie Ihre eigene Körpersprache. Nervös wippende Beine, verschränkte Arme und fehlender Augenkontakt tragen nur schwerlich zu einem angenehmen Ambiente bei.
• Widerstehen Sie bei einem negativen Feedback Ihres Mitarbeiters möglichen inneren Impulsen, sich zu rechtfertigen. Nehmen Sie stattdessen seine Einschätzung als wichtige Information darüber an, wie Ihre Angestellten Sie und Ihren Führungsstil wahrnehmen.
• Gehen Sie empathisch auf Ihren Gesprächspartner ein und nehmen Sie sein Feedback ernst. Betrachten Sie seine individuelle Situation im Unternehmen und versetzen Sie sich in seine Lage, um ihn besser zu verstehen.
• Achten Sie auf eine geschützte und vertraute Atmosphäre, in der beide Seiten frei miteinander sprechen können. Machen Sie dem Mitarbeiter bewusst, dass das Gesprochene den Raum nicht verlässt und auch nicht gegen ihn verwendet wird.

 

Virtuelle Feedbackgespräche führen – Vom Miteinander vor der Bildschirmkamera.

Feedbackgespräche virtuell zu führen ist nicht immer einfach. Mit einigen Grundregeln wird es leichter.

Die zunehmende Digitalisierung macht auch vor Feedbackgesprächen keinen Halt. Grund dafür ist nicht allein das inoffizielle Unwort des Jahres 2020 (kleiner Tipp: Es beginnt mit dem Buchstaben „C“).

Schon vor dem vergangenen Jahr nahmen Begriffe wie New Work, Arbeitswelt 4.0 und agile Transformation neue Dimensionen an. Immer mehr Unternehmen setzen auf moderne Strukturen, ortsunabhängige Arbeitsplätze und virtuelle Teams.

Dieser Fortschritt bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich. Wie zum Beispiel Feedbackgespräche mit Mitarbeitern zu führen, die kilometerweit entfernt sitzen oder die Sie vielleicht sogar noch nie im echten Leben getroffen haben. Die gängigste Lösung hierfür sind Videoanrufe.

Auch wenn diese im Ablauf und den besprochenen Inhalten einem persönlichen Gespräch gleichen, schafft Unterhaltung mittels Kamera dennoch eine andere Atmosphäre. Der Geist nimmt die Distanz wahr und die Körpersprache fällt als wichtiges Indiz für die Haltung des Gegenübers nahezu komplett weg.

Umso mehr es Ihnen gelingt, trotz dieser Einschränkungen Nähe und Vertrauen zu Ihrem Gesprächspartner aufzubauen, umso effektiver verläuft auch das Feedbackgespräch. Mögliche Mittel hierfür sind:

• Blickkontakt – Achten Sie darauf, dass Sie beim Sprechen möglichst in die Kamera oder zumindest auf den Bildschirm schauen. Die Augen im Raum herumwandern zu lassen kommt einem fehlendem Augenkontakt gleich.
• Ansprache – Verwenden Sie möglichst inklusive Sprache. Das bedeutet, Wörter wie „wir, uns, gemeinsam, zusammen“ sollten häufig genutzt werden, um Zugehörigkeit auszudrücken und Vertrauen aufzubauen.
• Fokus – Störungen sind bei Videoanrufen fast noch ärgerlicher, als bei einem persönlichen Gespräch. Eine stabile Internetverbindung und ein ruhiges Umfeld sind eine wichtige Voraussetzung.
• Empathie – Konzentrieren Sie sich genau auf das, was Sie sagen und versuchen Sie, die Einschränkungen durch die Distanz auszugleichen. Emotionen, Gedanken und auch Unsicherheiten dürfen noch stärker thematisiert werden.

 

Feedbackgespräche führen.

Zusammengefasst lässt sich festhalten: der Erfolg von Feedbackgesprächen hängt von diversen Faktoren ab, auf die Sie als Führungskraft direkt Einfluss nehmen können.

Gelingt es Ihnen, empathisch, strukturiert und konstruktiv auf Ihr Gegenüber einzugehen, so stellen sich für Ihre Mitarbeiter wie auch Ihr Unternehmen positive Effekte ein. Genau das macht Feedbackgespräche so wertvoll – sie sind ein Gewinn für beide Seiten.