Projektperformance – Low Performance

Low Performer Projekte im IT-Projekt-Portfolio Management: Erkennen, Hinterfragen, Handeln

Jede IT-Abteilung kennt sie: Projekte, die mehr kosten als geplant, sich verzögern oder nicht den erhofften Nutzen bringen. Doch wann ist es an der Zeit, ein solches Projekt zu hinterfragen – oder gar zu stoppen? Und wie kann das Projekt-Portfolio Management so optimiert werden, dass Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden?

Wer sich diesen Fragen nicht stellt, riskiert, wertvolle Budgets zu binden und Innovationspotenzial zu verspielen. In diesem Beitrag zeigen wir, woran Sie Low Performer Projekte erkennen, welche strukturierten Schritte Sie zur Bewertung einleiten sollten und wie Sie mit Widerständen im Unternehmen umgehen.

Wie erkenne ich Low Performer Projekte?

Bevor ein Projekt gestoppt oder neu ausgerichtet wird, muss es als potenzieller Low Performer identifiziert werden. Das klingt simpel, ist aber oft eine Herausforderung – insbesondere, wenn klare Messgrößen fehlen.

Folgende Indikatoren weisen darauf hin, dass ein Projekt auf der Kippe steht:

• Budgetüberschreitungen: Sind die geplanten Kosten längst gesprengt?
• Zeitliche Verzögerungen: Liegt das Projekt deutlich hinter dem Zeitplan?
• Qualitätsprobleme: Werden die erwarteten Ergebnisse nicht erreicht?
• Geringe Akzeptanz: Gibt es negative Rückmeldungen von Stakeholdern?
• Mangelnde strategische Ausrichtung: Trägt das Projekt wirklich zur Unternehmensstrategie bei?
  
  

Studien zeigen, dass bis zu 30 % der laufenden Projekte als Low Performer einzustufen sind[1]. Trotzdem werden viele dieser Projekte aus Angst vor Fehlentscheidungen oder politischem Druck weitergeführt. Doch genau hier braucht es Mut und einen strukturierten Entscheidungsprozess.

Vom Problem zur Entscheidung – so gelingt Bewertung

Ist ein Projekt als potenzieller Low Performer identifiziert, geht es darum, die richtigen Konsequenzen zu ziehen. Dafür hat sich ein dreistufiger Ansatz bewährt:

1. Analyse auf Bereichsebene: Der betroffene Fachbereich bewertet das Projekt und prüft alternative Lösungen.
2. Gremiumsdiskussion: Ein übergreifendes Gremium aus IT und Business erarbeitet gemeinsam mögliche Handlungsoptionen.
3. Entscheidungsfindung: Basierend auf Daten, strategischer Relevanz und Stakeholder-Feedback wird über Stopp, Anpassung oder Fortführung entschieden.

Doch wie geht man mit Widerständen um? Projektleiter und Teams haben oft viel Energie in ein Vorhaben investiert und tun sich schwer, Fehlentwicklungen einzugestehen. Hier sind Transparenz, frühzeitige Kommunikation und eine neutrale Moderation entscheidend. Ein starkes PPM-Team kann diese Rolle übernehmen und die Projektbewertung objektiv steuern.

Technische Unterstützung: Ohne das richtige PPM-Tool geht es nicht

Wer datengetriebene Entscheidungen treffen will, braucht eine solide Basis. Dennoch nutzen nur 22 % der Unternehmen spezialisierte PPM-Software[2]. Dabei kann ein leistungsfähiges Tool den Unterschied machen, indem es:

• Echtzeit-Daten erfasst, um frühzeitig Warnsignale zu erkennen.
• KPI-Dashboards bereitstellt, die den Ressourceneinsatz und Projektfortschritt visualisieren.
• Prognosemodelle nutzt, um Risiken frühzeitig zu identifizieren.
• Szenarioanalysen ermöglicht, um verschiedene Handlungsoptionen durchzuspielen.
  
  

Unternehmen mit modernen PPM-Tools steigern ihre Projekterfolgsrate um bis zu 28 %[3] – eine Investition, die sich lohnt. Doch noch wichtiger als die Technik ist die Veränderung in der Unternehmenskultur.