Professionelles Ausschreibungsmanagement bei SAP S/4HANA-Transformationen - DIE Basis für Ihren Erfolg

Setzen Sie bei Ihrer SAP S/4HANA-Transformation auf ein professionelles Ausschreibungsmanagement?

Falls Ihre Antwort „Nein“ lautet und Sie davon ausgehen, dass Sie den Wechsel zur neuesten SAP-Version ohne Weiteres neben dem Tagesgeschäft realisieren können, so riskieren Sie den Erfolg Ihres Projekts.

Denn tatsächlich handelt es sich bei einer SAP S/4HANA-Transformation nicht einfach nur um die Einführung einer kleinen IT-Lösung, sondern um ein Business Change Project. Durch die Umstellung ergeben sich häufig grundlegende Veränderungen innerhalb der Struktur und Abläufe einer Organisation.

Ein ausgeklügeltes Ausschreibungsmanagement ist ein wichtiger Schritt, um auf eben diese Komplexität einer solch tiefgreifenden Unternehmensentwicklung einzugehen und die Potenziale eines neuen SAP S/4HANA-Systems bestmöglich zu heben.

In diesem Artikel verraten wir Ihnen, warum das so ist und welche Vorteile ein professionelles Ausschreibungsmanagement bei einer SAP S/4HANA-Transformation bietet.

Was ist Ausschreibungsmanagement?

Bevor wir näher auf die Bedeutung des Ausschreibungsmanagements für SAP S/4HANA-Transformationen eingehen, rufen wir uns zur Orientierung kurz in Erinnerung, was Ausschreibungen eigentlich sind und warum es dafür eines Managements bedarf. 

Das Ausschreibungsmanagement (oder im Englischen auch Tendermanagement) kommt in Organisationen bei der Beschaffung von Ressourcen sowie beim Outsourcen von Dienstleistungen zum Einsatz.

Mit einer Ausschreibung werden geeignete Anbieter, die Vendoren, dazu angeregt, Angebote für gesuchte Produkte oder Services abzugeben. Meist geschieht das schriftlich und innerhalb bestimmter Fristen. Aus diesen wählt das Unternehmen anschließend den passenden Partner für eine Zusammenarbeit. 

Damit dieses komplexe Verfahren effizient und zielführend abläuft, wenden die meisten Organisationen eine individuelle Form des Ausschreibungsmanagements an.  Dieses umfasst alle Schritte der Vorbereitung, Steuerung und Umsetzung von Ausschreibungen.

Dazu gehören Prozesse wie die Erstellung entsprechender Ausschreibungsunterlagen, die Prüfung eingehender Angebote nach festgelegten Kriterien, das Durchführen von Vertragsverhandlungen und (selten) die Betreuung der Vendoren nach Projektbeginn.      

Zusammengefasst unterstützt ein funktionierendes Ausschreibungsmanagement Unternehmen also dabei…

• …ihren realen Bedarf an externen Produkten oder Dienstleistungen zu identifizieren,
• …diesen in Form von konkreten Anforderungen an den Markt zu kommunizieren,
• …die am Markt angebotenen Leistungen zu analysieren und passende Vendoren schnell und mehrwertstiftend unter Vertrag zu nehmen,
• …eine langfristige Zusammenarbeit mit den Anbietern zu begünstigen,
• …und dabei rechtskonform zu agieren.
  
  

Eine umfassende Analyse der Ausgangssituation ist Teil eines guten Ausschreibungsmanagements.

Welche Rolle spielt das Ausschreibungsmanagement bei einer SAP S/4HANA-Transformation?

Dass das Ausschreibungsmanagement bei Beschaffungen im Geschäftsalltag Sinn ergibt, ist an sich keine Neuigkeit.

Bei Transformationsprojekten wie bspw. der Umstellung eines Unternehmens auf das neue cloudbasierte ERP-System von SAP wird hingegen eher selten mit einer spezifischen Steuerung der Ausschreibungen gearbeitet. Zumeist kommen hierfür Standardabläufe aus dem Tagesgeschäft zum Einsatz oder es findet gar kein Ausschreibungsmanagement statt.

Die Ursache hierfür ist eine falsche Definition des Vorhabens. Viele Organisationen betrachten den Wechsel zu SAP S/4HANA als ein reines IT-Projekt. Im Worst Case sogar als eines von vielen IT-Projekten, die parallel durchgeführt werden können.

An diesem Punkt schleicht sich somit schnell ein Fehldenken ein. Schließlich braucht es für ein simples IT-Projekt nicht unbedingt gesonderte Ausschreibungsprozesse (außer, dies ist gesetzlich bzw. unternehmensintern vorgeschrieben).

Tatsächlich sind SAP S/4HANA-Transformationen jedoch Business Change Projekte mit einem langfristigen Fokus und einer entsprechend großen Auswirkung für das gesamte Unternehmen.

Viele Unternehmen, die über gutes IT-Personal verfügen, unterschätzen oftmals die Anforderungen, die ein solches Projekt mit sich bringt. Sie versuchen, die Umstellung auf die neueste ERP-Generation ohne externen Ressourcen neben dem Tagesgeschäft zu realisieren und nicht selten wird der eigene Fachbereich dabei völlig außer Acht gelassen.

Der Haken: bei einer solch tiefgreifenden Transformation werden ganz andere fachliche Fähigkeiten und Ressourcen benötigt, die nur die wenigsten Organisationen intern abdecken können.

Das ist der Punkt, an dem die Wahl passender Vendoren ins Spiel kommt. Bei dieser sollte angesichts der hohen Relevanz von Business Transformationen jedoch nichts dem Zufall überlassen werden.

Bestehende Ausschreibungsprozesse, sofern sie denn überhaupt angewandt werden, sind hierfür oftmals zu generisch bzw. können nicht 1:1 übertragen werden. Die Abläufe bei der Suche nach geeignetem Personal oder Tools sind schlichtweg nicht dieselben, wie bei etablierten Einkaufsprozessen. Hinzu kommt, dass S4/HANA-Transformationen langlaufende Projekte mit einem entsprechenden Volumen an notwendigen Ressourcen sind.

Deshalb ist für die Umstellung eines Unternehmens auf SAP S/4HANA ein spezifisches Ausschreibungsmanagement ratsam.

Warum ergibt ein professionelles Tendermanagement beim Wechsel auf SAP S/4HANA Sinn?

Um noch besser zu verstehen, warum eine Begleitung Ihres SAP/4HANA-Transformationsprojekts durch ein gezieltes Ausschreibungsmanagement gewinnbringend ist, hilft ein Blick auf eine typische Ausgangssituation, wie sie viele Organisationen derzeit durchmachen.

Stellen Sie sich das mittelständische Unternehmen „Exemplario” vor. Die Geschäftsführung von Exemplario ist sich bewusst, dass eine Umstellung des ERP-Systems auf SAP 4/HANA geschäftskritisch ist. Bei der Gelegenheit soll auch eine standortübergreifende Harmonisierung der internen Abläufe und Prozesse erfolgen.

Schnell stößt Exemplario jedoch auf einige Herausforderungen:

• Es fehlt an dem benötigten Know-how und geeigneten Spezialisten für die Umsetzung.
• Mitarbeiter-Teams und der unternehmenseigene Einkauf sind bereits mit dem Tagesgeschäft ausgelastet.
• Der Ausschreibungsgegenstand (Inhalt der Transformation) kann (betriebswirtschaftlich / prozessual) nicht in ausreichender Tiefe beschrieben werden, sondern lediglich aus der IT-Perspektive
• Es mangelt an geeigneten Workflows und Netzwerken um die komplexen Ausschreibungen und die Auswahl der Transformationspartner effizient und nachhaltig durchzuführen.
• Außerdem herrscht am Markt eine Knappheit an Spezialisten wie Projektmanagern oder SAP-Beratern, da sich zur gleichen Zeit zahlreiche Organisationen in einer S/4HANA-Transformation befinden.

Erkennen Sie eventuell einige dieser Problematiken? Dann wissen Sie wahrscheinlich auch um die Gefahren, die diese mit sich bringen.

Fortschritte innerhalb der einzelnen Transformationsphasen verzögern sich massiv, da sie mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht oder nur kaum zu realisieren sind. Hinzu kommt ein deutlich erhöhtes Risiko, sich von ungeeigneten Dienstleistern abhängig zu machen, unnötige Ausgaben in Kauf nehmen zu müssen oder gar komplett zu scheitern. Dieses Risiko kann sich verstärken, wenn ein Unternehmen nicht auf eine Multi-Vendor-Strategie setzt und stattdessen nur mit einem Realisierungspartner zusammenarbeitet.

Ein gezieltes Ausschreibungsmanagement für die SAP S/4HANA-Umstellung kann dabei helfen, diesen Effekten bereits von der Planungsphase an entgegenzuwirken. Denn ein professionelles Sourcing begleitet nicht nur das gesamte Vorhaben, sondern unterstützt zudem proaktiv die Stakeholder bei der Auswahl der bestgeeigneten Partner sowie im Laufe der Projektrealisierung.

Und das sind längst nicht alle Pluspunkte.

Die Vorteile vom gezielten Tendermanagement im Rahmen einer SAP S/4HANA-Transformation

Wenn Sie bei der Umstellung Ihres ERP-Systems bewusst auf professionelles Ausschreibungsmanagement setzen, so verschafft Ihnen das gleich in mehreren Aspekten wertvolle Vorteile:

• Effizienz - Sie können effizienter nach Spezialisten bzw. IT-Ressourcen suchen, die Ihren qualitativen und quantitativen Anforderungen gerecht werden. Durchlaufzeiten bei der Entscheidungsfindung werden verringert.
• Kontrollierbarkeit - Bewertungen und Entscheidungen zu einzelnen Vendoren werden nachvollziehbar. Auf diese Weise können Ausschreibungsprozesse für Personal, Produkte oder andere notwendige Mittel standardisiert und vergleichbar gemacht werden. Das erhöht nicht nur die Qualität, sondern auch die Schnelligkeit der Ergebnisse.
• Risikominderung - Die höhere Qualität bei der Ausschreibung mindert zudem Risiken bei der Vertragserfüllung. Mittels entsprechender Planung und Umsetzung können Sie so eine übermäßige Fluktuation bei einzelnen Wissensträgern bzw. Dienstleistern vermeiden.
• Kostenbewusstsein - Potenziale für die Einsparung von Ausgaben lassen sich gezielt identifizieren und nutzen. Weiterhin werden die Kosten der Einkaufs- und Verhandlungsprozesse optimiert.
• Kultur- & Strategiekonformität - Mit einem professionellen Ausschreibungsmanagement stellen Sie sicher, dass der Auswahlprozess von Partnern transparent und auf Basis der strategischen Rahmenbedingungen erfolgt. Das hilft Ihnen gleichzeitig, den besten kulturellen Fit zu finden.

Wenn Sie sich für Ihr Ausschreibungsmanagement externe Unterstützung durch entsprechende Berater suchen, potenzieren Sie all diese Effekte und genießen zusätzliche Mehrwerte. Beispielsweise werden Geschäfts- und Teamleiter bei Strategie und Planung entlastet, Abläufe werden nach Ihren individuellen Bedürfnissen optimiert und Sie erhalten schnelleren Zugang zu benötigtem Wissen und Netzwerken. 

Warum Sie beim Ausschreibungsmanagement Ihrer SAP S/4HANA-Transformation auf grandega setzen sollten

Eines sollten Sie sich vor Augen halten: Bei komplexen Change-Vorhaben steht Expertenwissen immer in direkter Relation zu den Faktoren Zeit und Geld.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr SAP S/4HANA-Transformationsprojekt kosten- und ressourceneffizient sowie nachhaltig umgesetzt wird, so kann die Begleitung Ihres Ausschreibungsmanagements durch erfahrene Berater über Erfolg und Misserfolg entscheiden.

Geeigneter Berater bzw. Beratungshäuser mit entsprechender Erfahrung und freien Kapazitäten sind jedoch nicht leicht zu finden.

Ein Glück, dass Sie auf uns gestoßen sind!

Im Rahmen unseres ganzheitlichen grandega Vendor Management Modells können Sie bei der Gestaltung Ihres Ausschreibungsmanagements für die SAP S/4HANA-Transformation von unserem Know-how und Praxiserfahrung profitieren.

grandega bietet Ihnen ein erprobtes Vorgehensmodell zur Steuerung und Umsetzung Ihrer Ausschreibungen. Hinzu kommt ein umfangreiches Markt-Know-how der ERP-Anbieterlandschaft sowie ein tiefes Verständnis der unternehmensrelevanten Prozesse.

Das befähigt uns, Ihnen ein konsistentes Management selbst komplexester Software-/ERP-Auswahlprojekte anzubieten.  

Und unser Versprechen zum Schluss: Wir begleiten sie unabhängig im Ausschreibungsmanagement zu ihrer Transformation! Die Vermittlung eigener Ressourcen zur Systemintegration ist nicht unser Ziel. Wir legen die Basis für ihren Transformationserfolg.

grandegas Einfluss auf Ihr professionelles Ausschreibungsmanagement bei SAP-Projekten

• Im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung können wir fachliche Erfordernisse mittels eines (siehe grandega Transformationskompass) erheben. Sie erhalten So eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen basierend auf erprobten Standards und auf Leading Practices.
• In der Praxis bedeutet das: Ausschreibungen werden schnell, kostengünstig und mit wenig Beeinträchtigungen für das Tagesgeschäft durchgeführt.
• Die Auswertung eingereichter Angebote erfolgt fair, transparent und nachvollziehbar.
• Ihre quantitativen und qualitativen Bedürfnisse werden erfüllt, indem Sie Zugang zu einer effizienten Ressourcenbeschaffung und zu erfahrenen Spezialisten erhalten.
• Fachbereiche innerhalb Ihres Unternehmens werden entlastet und können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
• Sie verringern Risiken wie beispielsweise die Abhängigkeit von einem Vendor oder hohe Fehlinvestitionen.
• Verwandte und ebenso relevante Themen wie beispielsweise das Risikomanagement werden umfassend einbezogen.
• Durch konstante Analyse, Optimierung und Etablierung von Standards werden alle Maßnahmen auf Langfristigkeit und Nachhaltigkeit ausgelegt.

Und ganz nebenbei zeigen wir Ihnen, dass Digitalisierung mit SAP auch Spaß machen kann.

Das klingt zu schön, um wahr zu sein? Dann lernen Sie uns kennen!

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir mit Hilfe eines professionellen Ausschreibungsmanagements Ihre SAP S/4HANA-Transformation zu einem Erfolg machen. Einem Erfolg, der mehr Glücksgefühle versprüht, als der Kuchen, den Sie zur Feier anschneiden werden.