Change Management: Braucht man das oder kann das weg?

Ob wir es wollen oder nicht – wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Feste Strukturen und Abläufe vermitteln uns ein Gefühl der Sicherheit und Konstanz.

Kehrt man diesen Gedanken um, so ist es nur logisch, dass uns Veränderungen oftmals vor Herausforderungen stellen. Vor allem dann, wenn gewohnte Abläufe und Systeme komplett neu aufgezogen werden.

Wandel erschüttert unseren vermeintlich sicheren Hafen der Routine, in dem alles vorhersehbar und unter Kontrolle scheint. Das verursacht nicht selten ein unangenehmes Gefühl.

Hinzu kommen viele Zweifel und Fragen: Wie soll das funktionieren? Warum geht es nicht weiter, wie bisher? Warum machen wir es nicht anders?

Change Management ist ein wichtiges Werkzeug für Organisationen, um Antworten auf diese Art von Fragen zu finden. Es zielt darauf ab, Veränderungen für alle Beteiligten nicht nur effizienter, sondern vor allem auch angenehmer zu gestalten.

Nichtsdestotrotz stellen wir in unserer täglichen Arbeit immer wieder fest, dass Unternehmen bei wichtigen Transformationsprozessen dem Change Management – wenn überhaupt – nur eine untergeordnete Rolle beimessen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum das ein Fehler ist und welche Vorteile systematisches Change Management für Ihre Unternehmensentwicklung bringt.

Welche Bedeutung hat Change Management für Unternehmen?

Im ersten Moment erscheint der Begriff Change Management selbsterklärend zu sein. Überträgt man ihn aus dem Englischen ins Deutsche, so spricht man vom gezielten Verwalten bzw. Steuern von Veränderungen.

Doch was auf Anhieb so simpel klingt, ist in der Praxis ein komplexes Geflecht aus Maßnahmen und Aktivitäten, die Unternehmen bei der Umsetzung von Transformationen unterstützen sollen. Ziel dabei ist, Neuerungen und Umbrüche innerhalb einer Organisation strategisch so zu gestalten, dass sie möglichst reibungslos und erfolgreich ablaufen.

Im besten Fall sorgt Change Management dafür, dass alle Beteiligten eine Veränderung als Chance wahrnehmen und nicht als Rückschritt oder gar Bedrohung. Idealerweise können Unternehmen von diesem Effekt bei einer Vielzahl von Prozessen profitieren – den Anwendungsmöglichkeiten von Change Management sind kaum Grenzen gesetzt.

Sei es bei großen Umbrüchen auf der Metaebene wie beispielsweise die Einführung einer neuen Geschäftsstrategie oder das Eröffnen eines neuen Marktes. Oder auch bei verhältnismäßig kleineren Anpassungen wie dem Onboarding von Mitarbeitern oder der Bildung neuer Teams.

Die Vorteile von Change Management

Die vielseitigen Einsatzbereiche sind nicht der einzige Mehrwert, den das Change Management für Unternehmen aller Größenordnungen bietet. Weitere positive Effekte sind:

• Insgesamt sind Transformationsprojekte, bei denen Change Management frühzeitig und integrativ angewendet wird, um bis zu 66% erfolgreicher (Boston Consulting Group 2020).
• Beteiligte wie Mitarbeiter, Geschäftspartner oder auch Kunden werden beim Change Management aktiv angesprochen und abgeholt, was die Offenheit und das Engagement für die geplante Transformationen steigert.
• Indem Mitarbeiter den Kontext und die Zusammenhänge von Veränderungen besser verstehen, können sie sich schneller und leichter an neue Abläufe und Technologien gewöhnen und anpassen.
• Durch den direkten und transparenten Austausch mit allen Akteuren können Organisationen hilfreiches Feedback gewinnen und geplante Veränderungen optimieren.
• Ressourcen können strategisch gebündelt werden, sodass bestmögliche Ergebnisse ohne unnötige Verluste erzielt werden.
• Durch die ganzheitliche Planung, Umsetzung und Analyse der Transformationsprozesse werden mögliche Fehlerquellen und Risiken auf ein Minimum reduziert. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern vor allem auch Kosten.
• Sofern das Change Management mit Hilfe von externen Beratern durchgeführt wird, profitiert die Organisation nicht nur von wertvollem Expertenwissen, sondern auch von einem unvoreingenommenen und kritischen Blick auf die eigenen Abläufe und Strukturen.

Die Beteiligung von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden kann das Verständnis und das Engagement für den Veränderungsprozess steigern.

Bei all diesen Chancen, die das Veränderungsmanagement für Unternehmen bietet, drängt sich ein Gedanke nahezu auf:

Warum behandeln viele Organisationen das Change Management fast schon stiefmütterlich?

Wenn es um Wandel geht, werden die beiden Begriffe Transformation und Change häufig synonym verwendet. Das zeigt, wie eng die beiden Konzepte miteinander verflochten sind.

Dennoch passiert es leider noch viel zu oft, dass Organisationen bei Transformationsprozessen entweder gar kein Change Management betreiben oder es erst zu einem (zu) späten Zeitpunkt einbinden.

Zusätzlich beobachten wir zahlreiche Fälle, in denen zwar Maßnahmen des Veränderungsmanagements zum Einsatz kommen, diese aber nicht weitreichend oder nachhaltig genug umgesetzt werden.

Diese Erfahrung belegt auch der Change Management Kompass 2020 der Porsche Consulting Group. Demnach sah die Mehrheit der deutschen Unternehmen bis 2022 tiefgreifende Veränderungen voraus, wobei jedoch nur 20% der Transformationsprojekte erfolgreich waren.

Angesichts der vielen Möglichkeiten, wie Unternehmen von zielgerichtetem Change Management profitieren können, stellt sich da natürlich die Frage, woran es in der Praxis hapert.

Einer der größten Gegenspieler von erfolgreichem Change Management ist das fehlende Bewusstsein vieler Unternehmen für notwendige Veränderungen. Nicht selten wird zu lang an gewohnten Strategien und Abläufen festgehalten.

Ein weiterer möglicher Grund ist der Umstand, dass Organisationen ihren Veränderungsprozessen nicht genügend Bedeutung beimessen. Die Tatsache, dass Transformationen erfahrene Change Manager erfordern, ist für viele Unternehmen noch neu.

Als Folge schöpfen sie in der Anwendung von Maßnahmen des Change Managements ihre Potenziale nur teils oder gar nicht aus.

Welche Risiken gehen Unternehmen ein, die Change Management nicht ernst genug nehmen?

Wir fassen einmal zusammen: für erfolgreiche Transformationsprozesse sollte Veränderungsmanagement als integraler Projekt-Bestandteil von Anfang an berücksichtigt werden.

Was aber, wenn dem nicht so ist?

Der Verzicht auf erfahrene Change Manager bei Transformationsprozessen kann mitunter harte Konsequenzen nach sich ziehen:

• Sie riskieren, dass Akteure wie Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder auch Geschäftspartner den Veränderungen emotional oder professionell nicht folgen können. Das kann wiederum zu Enttäuschung, Frust oder gar offener Gegenwehr führen.
• Wenn Maßnahmen des Veränderungsmanagements nicht von Anfang an ausreichend eingesetzt werden, wird häufig erst spät im Projektverlauf erkannt, was es nachzuholen gilt. Das führt zu erheblichem Mehraufwand und höheren Kosten.
• In Transformationsprojekte wie beispielsweise die Einführung von SAP S/4HANA oder von anderen Business-Applikationen investieren Unternehmen viel Zeit und Geld. Oftmals werden dabei aber gesetzte Ziele nicht erreicht, da der Fokus bei der Umsetzung zu punktuell erfolgt, statt den Wandel ganzheitlich und mehrdimensional anzugehen.
• Meist sind innerhalb einer Organisation die gleichen Personen für die Planung und Umsetzung der Transformation zuständig. Jedoch erfordert Veränderungsmanagement spezialisierte Kenntnisse, die vom Implementierungsteam nicht „on-top“ erledigt werden sollten. Das kann zu kostspieligen Fehlern durch Silodenken führen.

Der grandega Ansatz für Organisatorisches Change Management

Es existieren diverse Modelle für das Veränderungsmanagement, die sich jedoch in einer grundlegenden Eigenschaft ähneln – der Mensch sollte im Mittelpunkt aller Entwicklungen stehen.

Als erfahrene Change Berater verfolgen wir genau diesen Ansatz und kombinieren ihn mit unserer Expertise aus zahlreichen Transformationsprozessen in verschiedenen Branchen und Organisationsgrößen.

Dabei dienen uns die folgenden Handlungsfelder als Stützpfeiler für erfolgreiche Business Change Projekte:

1. Change Strategy – Um bei Transformationsprojekten den Überblick zu behalten und Maßnahmen so effizient wie möglich umzusetzen, braucht es eine gemeinsame Vision und Strategie.
2. Initiierung des Wandels – Change Manager dienen hierbei als Schnittstelle zwischen Verantwortlichen und Beteiligten.
3. Change Leadership – Die Change Manager arbeiten Hand in Hand mit den Change Leadern. Darunter verstehen wir wichtige Führungspositionen innerhalb der Organisation, die aktiv an der Umsetzung der geplanten Veränderungen mitwirken und anderen Mitarbeitern als Leitbild dienen.
4. Organisatorischer Übergang – Vor allem Organisationen mit mehreren Standorten bzw. Teams müssen darauf zählen können, dass geplante Veränderungsmaßnahmen vor Ort zielführend umgesetzt werden. Lokale Change Agents helfen Ihnen dabei, auch bei dezentralen Unternehmensstrukturen Change-Vorhaben umzusetzen. Mitarbeiter mit den gleichen Themenbereichen oder Herausforderungen finden sich zum Austausch in Communities zusammen.
5. Kommunikation im Wandel – Transparenz und zielgruppengerechte Information bilden die Basis für erfolgreiche Transformationsprozesse. Es braucht daher eine Strategie für die interne und externe Kommunikation, die den geplanten Wandel näher bringt und Akteure abholt.
6. Training & Enablement – Für den Erfolg eines Transformationsprojektes ist es essentiell, Mitarbeiter von Anfang an aktiv anzusprechen und in neue Technologien bzw. Abläufe einzuarbeiten. Mitarbeiter sollten gezielt und vor allem rechtzeitig dazu in der Lage sein, mit veränderten Rahmenbedingungen oder Arbeitsweisen umzugehen. Das kann beispielsweise in Form von Schulungen trainiert werden.
7. Change Effektivität – Damit eine Veränderung langfristig und damit nachhaltig umgesetzt werden kann, bedarf es einer kontinuierlichen Analyse und Optimierung aller Change Aktivitäten hinsichtlich ihrer Effizienz und Effektivität.
8. Lernen & Adaptation – Die persönliche und professionelle Weiterentwicklung der Mitarbeiter sollte nicht als einmaliger, sondern als fortlaufender Prozess betrachtet werden. Mit Hilfe des gezielten Einsatzes von Leading Practices können vorhandene und erst kürzlich erlernte Fähigkeiten adaptiert und ausgebaut werden.
9. Institutionalisierung – Die neuen Aktivitäten, Ansätze und Denkweisen gehen als feste Bestandteile in die Unternehmenskultur über.

Ergänzend sollte während dem Durchlaufen all dieser Handlungsfelder ein ständiges Monitoring und Risikomanagement des Change-Vorhabens erfolgen.

9+1 Handlungsfelder, um erfolgreiche Veränderungsprozesse zu initiieren und realisieren.

Veränderungen als Chance

So bedeutend professionelles Change Management für Transformationsprojekte auch ist, es existiert keine Pauschalanleitung für DEN richtigen Anwendungsfall oder DIE beste Vorgehensweise. Jedes Unternehmen ist anders, So wie auch jede Veränderung anders ist.

Unserer Meinung nach sollte bei jedem Transformationsvorhaben von Beginn an großer Wert auf ein adäquates Change Management gelegt werden. Solch komplexe Vorhaben benötigen ein spezialisiertes und dynamisches Vorgehen, dass Change-Berater als unparteiische Experten begleiten sollten.

Wie genau diese gezielte Steuerung der Veränderungen dann in der Praxis aussieht und in welchem Umfang sie stattfindet, ist letztlich eine höchst individuelle Frage. Wir können diese aber gern gemeinsam beantworten - kontaktieren Sie uns einfach!